¿Qué es transcripción de llamadas? (+5 beneficios)
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Recordar todos los detalles de las conversaciones con los clientes es una tarea imposible, y a veces es necesario acceder a las interacciones previas con clientes.
Es ahí donde resulta útil la transcripción de llamadas.
Transcribir llamadas puede ayudarle a entrenar a un nuevo centro de llamadas o equipo de ventas, comprender las necesidades de los clientes y protegerse frente a acciones legales.
¿Cómo funciona la transcripción de llamadas?
En este artículo, hablaremos de qué es transcripción de llamadas y qué cuáles son sus ventajas. También le presentaremos la solución definitiva para transcripción de llamadas y responderemos a algunas preguntas frecuentes.
Este artículo contiene
Haga clic en uno de estos enlaces para saltar a una sección específica:
- ¿Qué es transcripción de llamadas?
- 5 ventajas clave de transcripción de llamadas
- La solución definitiva para transcripción de llamadas: iovox Insights
- Preguntas frecuentes sobre transcripción de llamadas
¿Qué es la transcripción de llamadas?
La transcripción de llamadas, también conocida como transcripción de voz a texto, es el proceso de convertir la pista de audio de las llamadas de voz o vídeo en palabras escritas para almacenarlas como texto sin formato.
Muchas tecnologías de transcripción en directo te permiten hacer una transcripción en tiempo real de una llamada telefónica, una multiconferencia, un podcast o una reunión de vídeo de un canal VoIP, como Zoom, entre otros.
Y eso no es todo.
Incluso puedes elegir entre transcribir cada minuto de las llamadas en curso, en tiempo real o el audio de las llamadas previamente grabadas.
¿Quién quiere transcribir las llamadas y por qué?
La transcripción de llamadas es especialmente útil para las empresas que desean recopilar información de interacciones previas con clientes. Con los datos transcritos puede entrenar a nuevos agentes, averiguar las necesidades de los clientes y protegerse frente a acciones legales.
La transcripción de teleconferencias también facilita la revisión y comprensión de los puntos clave de una reunión. Es una forma estupenda de encontrar información importante y ahorrar tiempo.
Además, la transcripción de voz a texto es muy útil, ya que el texto escrito es mucho más fácil de analizar y destacar que una grabación de audio sin editar.
Dicho esto, exploremos las ventajas de la transcripción de audio.
5 ventajas de transcribir llamadas
Veamos cómo el software de transcripción de llamadas puede ser una herramienta útil para las empresas:
Facilita la búsqueda de datos específicos
Cuando un archivo de audio de una videoconferencia o una llamada telefónica se convierte a un formato basado en texto, resulta mucho más fácil buscarlo, consultarlo y comprenderlo.
Disponer de un fragmento del texto escrito, de una conversación entre un agente y un cliente o de una conferencia telefónica, permite buscar fácilmente palabras clave, resaltar información importante y examinar las interacciones entre el cliente y la empresa.
La transcripción en directo también ahorra tiempo que de otro modo se dedicaría a tomar notas de las reuniones.
Puede almacenar las transcripciones de archivos de audio o vídeo en una base de datos compartidos durante el tiempo que necesite.
De este modo, los miembros del equipo les resultara mucho más fácil hacer referencia a conversaciones anteriores, hojear interacciones importantes y analizar los datos de los clientes.
Útil a efectos jurídicos
El acceso a registros anteriores de conversaciones entre el agente y el cliente es bueno para la salud jurídica de su empresa.
Una llamada grabada le proporciona las pruebas que necesita tanto para presentar un caso contra alguien como para protegerse contra el escrutinio legal.
Pero recuerde que las llamadas que grabe o haga grabar deben cumplir la ley.
Ayuda a la formación de los empleados
El software de transcripción puede ayudarle a desarrollar recursos para un equipo de ventas o un agente de atención al cliente durante el proceso de incorporación.
Piensa en ello:
Si proporciona a los nuevos representantes de ventas y del centro de contacto un guión con la interacción perfecta entre el cliente y el representante, podrán estudiar la conversación como pauta para saber cómo deben hablar a los clientes potenciales.
La grabación de una llamada telefónica o de una multiconferencia puede ayudar a los nuevos representantes a entender y cumplir las expectativas, así como a prepararse para las preguntas o dudas que puedan tener los clientes.
Mejora del servicio y la satisfacción del cliente
Este beneficio va de la mano de una mejor formación y rendimiento de los empleados.
Cuanto mejor preparados estén los empleados de su centro de contacto para tratar con los clientes, más satisfechos estarán éstos con su servicio de atención.
La transcripción automática de llamadas con los clientes proporciona información práctica sobre sus necesidades y deseos. La información grabada también puede darle una idea de cómo el servicio de atención al cliente agiliza el proceso de tramitación de quejas y solicitudes.
Mejor accesibilidad
Todas las empresas deben aspirar a ser inclusivas y crear una plantilla diversa sin discriminación. Esto significa que las empresas también deben atender a todo tipo de clientes.
Transcribir llamadas le permite ofrecer acceso a registros escritos y notas precisas de reuniones a personas con dificultades auditivas. Esto significa que puede ofrecer formación y recursos útiles a todos sus empleados y clientes.
So, are you ready to start transcribing calls?
Averigüemos cómo.
La solución definitiva para la transcripción de llamadas: iovox Insights
iovox Insights es un IA conversacional servicio de transcripción de llamadas que puede utilizar tanto para grabar llamadas como para transcribir las conversaciones grabadas.
Su API también emplea tecnología de reconocimiento y análisis del habla junto con una función de transcripción en directo con la que puede extraer información clave de los clientes a partir de las llamadas grabadas.
Esto le permitirá detectar las tendencias de los clientes, impartir formación a los empleados en tiempo real y analizar las conversaciones en busca de palabras y frases clave.
Estas son algunas de las cosas más relevantes que puede hacer con el software de transcripción automática de iovox.
Busque en cada interacción con el cliente
Con iovox Insights, puede transcribir llamadas en directo y mejorar fácilmente el CRM leyendo antiguas conversaciones de clientes.
Esto permite a su empresa mejorar la transparencia y crear material de estudio para el análisis utilizando una transcripción previa.
Puede utilizar interacciones con clientes anteriores, datos y análisis para formar a nuevos agentes. Estos conocimientos prácticos ayudarán a los alumnos a comprender lo que se espera de ellos cuando se reúnan con nuevos clientes.
Seguimiento de las llamadas de los clientes mediante palabras clave
El servicio de transcripción de iovox Insights cuenta con funciones de reconocimiento de voz y detección de palabras clave que identifican y detectan automáticamente las palabras clave de una transcripción.
La supervisión de palabras clave ayuda a:
- Mejorar la experiencia del cliente
- Mejorar la fidelización de clientes examinando casos de estudio.
- Fomentar la confianza y las relaciones con los clientes mediante prácticas empresariales transparentes
- Influir en las ventas
- Influir en las decisiones de los clientes
- Saber qué ocurre con los nuevos clientes potenciales
- Comprender la calidad de los clientes potenciales
- Mejorar el flujo de trabajo y el compromiso de los empleados
- Supervisión de la forma en que los agentes gestionan las consultas entrantes
- Detección de tendencias y resultados
- Incremento de ingresos mediante servicios complementarios
La tecnología de palabras clave de iovox también le permite destacar las conversaciones de los clientes que coincidan con sus criterios comerciales y enviar alertas de activación cuando se complete una coincidencia.
Evaluar KPIs para mejorar la experiencia del cliente
Gracias al software de transcripción iovox Insights, podrá detectar tendencias y predecir resultados basándose en las interacciones anteriores con los clientes.
Esto le proporcionará importantes datos sobre las llamadas de ventas que podrá utilizar para aumentar los estándares de interacción de las llamadas y mejorar la experiencia general del cliente.
Utilice estos valiosos datos y conocimientos para mejorar la eficacia operativa:
- Comprender el tiempo total de llamada
- Saber cuántas llamadas se reciben al día
- Detectar las palabras clave preferidas
- Comprender los resultados de las llamadas
¿Y lo mejor?
A medida que pase el tiempo, podrá entrenar IA a mayores volúmenes de interacciones con los clientes. De este modo, iovox Insights se convierte en una herramienta de automatización en constante evolución que cambia con las necesidades de su negocio.
Y eso no es todo.
Aquí tiene otras funciones de iovox que no querrá perderse:
- La aplicación móvil iovox le permite seguir una conversación añadiendo notas y etiquetas cuando sea necesario.
- También puede reproducir las conversaciones una vez transcritas
- La aplicación permite buscar en grandes bases de datos de llamadas transcritas utilizando la tecnología de palabras clave descrita anteriormente.
¿Aún tiene dudas sobre la transcripción de llamadas?
Veamos algunas preguntas frecuentes.
Preguntas frecuentes sobre transcripción de llamadas
Aquí tiene algunas respuestas de preguntas frecuentes sobre software de grabación de llamadas y transcripción de textos.
¿Es legal la transcripción de llamadas?
La legalidad de la transcripción de llamadas en Estados Unidos varía de un estado a otro. En algunos estados, necesitará el acuerdo explícito de todas las partes implicadas en una llamada para poder grabarla.
Este acuerdo explícito también se exige en Canadá. Es esencial que consulte a los expertos legales de tu localidad antes de grabar y transcribir cualquier vídeo o llamada de voz.
En el caso de los países europeos, las empresas deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Este exige que pida un consentimiento antes de transcribir la llamada.
Nota: Aunque no esté obligado legalmente a obtener el consentimiento antes de una grabación, es una buena práctica legal avisar a quienes le llaman si va a archivar una llamada. Esto mejorará aún más la transparencia y la confianza en la marca.
Grabaciones mono canales frente a doble canal: ¿Qué es mejor?
Las llamadas telefónicas y las videollamadas presentan muchas variables y obstáculos que afectan las grabaciones de audio y la precisión de la transcripción. Ya sean fluctuaciones de volumen, acentos de las personas que llaman, calidad de conexión, en fin hay mucho que considerar.
Es esencial elegir el tipo de grabación adecuado para obtener la transcripción más precisa.
He aquí los dos tipos de grabaciones:
- Grabaciones mono canal: estas almacenan solo una pista de grabación alta calidad. Esta es la opción ideal a efectos de cumplimiento, ya que sólo se registrará la parte de su agente. Las grabaciones monocanal no son ideales en situaciones en las que hay varios altavoces.
- Grabaciones de doble canal: Una grabación de doble canal almacenará las dos partes de la llamada telefónica o videollamada. Se pueden utilizar para mejorar la precisión de la transcripción, por ejemplo, durante una conferencia telefónica en la que hay varios interlocutores. Sin embargo, las grabaciones en dos canales pueden causar problemas legales si no se tiene cuidado.
Reflexiones finales
La transcripción de llamadas puede tener un impacto enormemente positivo en su empresa en términos de formación de los empleados y satisfacción de los clientes.
Esto se debe a que el registro de las llamadas de voz y su contexto puede ayudarle a identificar problemas empresariales para que pueda desplegar recursos de una manera basada en pruebas.
Si busca esto para su empresa, apúntate a una tecnología de IA conversacional eficaz como iovox Insights.
Empiece a utilizar iovox Insights para transcribir llamadas en cuestión de segundos y analizar los datos que extraiga de cada minuto de grabación de una llamada telefónica o de conferencia.
Visite la página sitio web de iovox para obtener información sobre precios y mucho más.
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